11 - L'EFFICIENTE PROCUREMENT CREA VALORE
INTRODUZIONE
- Senza Fornitori l'Impresa non esiste.
- Un efficiente PROCUREMENT rappresenta un'attività fondamentale per ogni Impresa.
- Una Vendor List di Fornitori qualificati è una necessaria scelta strategica.
- L'Impresa deve organizzare Audit periodici ai Fornitori chiave.
- Avere Fornitori unici è una scelta strategica ma in tal caso è necessario avere anche Fornitori alternativi.
- Il PDCA del Piano Operativo del Procurement.
1 - L'IMPRESA E IL FORNITORE
Il seguente diagramma evidenzia il rapporto tra Impresa e Fornitore tra i quali si si dovrebbe instaurare un rapporto di reciproca collaborazione e fiducia, del tipo I WIN YOU WIN..
Fornitore, Azienda, Cliente
2 - IL PROCESSO DEL PROCUREMENT
Il Procurement è costituito dalle Attività descritte nel seguente DIAGRAMMA, realizzate in sequenza.
L'efficienza e la durata dell'intera sequenza è condizionata dall'"anello debole", cioè dall'Attività meno efficiente.
L'Attività meno efficiente deve attirare l'attenzione del responsabile per renderla più efficiente.
A tale proposito segnalo che l’Expediting, spesso trascurato, è indispensabile per ridurre / evitare ritardi nelle consegne.
ruota del procurement
3 - L'IMPORTANZA STRATEGICA DEL PROCUREMENT
Il potere contrattuale del Procurement e l’abilità del suo personale hanno un peso fondamentale nel conseguimento di favorevoli condizioni contrattuali che impattano sui Costi dell’Impresa come: sconti di quantità, scelta di Fornitori qualificati, scelta del prodotto di qualità al miglior prezzo, ecc.
Elenco di Azioni che rappresentano un fondamentale contributo del Procurement alla CREAZIONE DI VALORE.
- Negoziare l'Ordine o il Contratto per la fornitura di Beni e Servizi di Qualità in cambio di un giusto prezzo secondo definite e chiare condizioni contrattuali concordate tra le parti.
- Valutare competenze e affidabilità dei Fornitori per creare una valida Vendor List di Fornitori Affidabili,
- Identificare le Attività del Processo sequenziale più lente per renderle più veloci.
- Identificare le Attività del Processo sequenziale meno efficienti per renderle più efficienti.
- Tabulare correttamente le offerte chiedendo la riemissione delle offerte per renderle confrontabili tra loro.
- In fase di richiesta di offerta segnalare che le voci omogenee e i relativi importi dovranno essere splittati
- Nella valutazione di un contratto valutare la Produttività vs. Costo/Prodotto o Servizio, pagina 4 § 3.7.
4 - SUGGERIMENTI PER MIGLIORARE L'EFFICIENZA DEL PROCUREMENT
Per rendere più efficiente ed efficace il rapporto con i Fornitori, l'Impresa dovrebbe:
- Creare una procedura per la valutazione dei Fornitori
- Preparare una Vendor List di Fornitori preferenziali opportunamente selezionati.
- Stimolare i Fornitori a migliorare l’efficacia dei Processi che creano valore per l'Impresa
- Coinvolgere i Fornitori nelle Iniziative sul Miglioramento promosse dell’Impresa
- Collaborare con i Fornitori nelle attività di Progettazione e Sviluppo per il Miglioramento di Attrezzature utilizzate per produrre beni destinati all'Impresa
- In caso di forniture complesse, collaborare col Fornitore per la preparazione di specifiche dedicate e dettagliate da allegare al contratto di fornitura.
- In caso di importanti forniture, il Fornitore deve fornire un programma di realizzazione dell'ordine e periodicamente informare l'Impresa sullo stato di avanzamento dell'ordine.
- Applicare penali in caso di ritardata consegna e premi per consegna anticipata.
- Valutare la possibilità di fare magazzino presso il Fornitore di pezzi di ricambio speciali o di lunga consegna o critici.
- Stipulare contratti che comprendono la clausola che la documentazione tecnica è parte integrante della fornitura.
- Per migliorare la rintracciabilità, a partire dalla RDO indicizzare con tag o item ogni posizione che dovrà essere riportata su tutti i documenti successivi, dall'offerta, all'ordine, alla consegna, fino all'entrata in magazzino del materiale.
- Stabilire contatti preferenziali per prevenire possibili problematiche legate alle Forniture.
A uto senza ruote
NON SEMPRE IL FORNITORE PIÙ A BUON PREZZO È QUELLO PIÙ ECONOMICO
5 - OBIETTIVI
Ogni OBIETTIVO deve contribuire alla CREAZIONE DI VALORE.
- Efficienza delle Attività del Procurement
- Negoziazioni competitive
- Adeguate Procedure per Valutare i Fornitori
- Vendor List Fornitori preferenziali
- Tabulazioni per rendere Offerte confrontabili
- Contratti / Ordini con allegate concordate specifiche di fornitura
- Contratti / Ordini con elencate parti incluse e parti escluse dalla fornitura
- Documentate richieste di Change Order per valutazione tecnico economica
6 - FATTORI CRITICI DI SUCCESSO (FCS)
- Competenze e abilità del Personale
- Adeguate Procedure di Valutazione Fornitori
- Selezionare Fornitori per creare favorevoli relazioni con quelli più collaborativi, affidabili per qualità, rispettosi dei tempi di consegna, ecc.
- Eseguire Audit ai Fornitori chiave
- Utilizzare le Curve di apprendimento per diminuire i costi unitari
- Organizzare Campagne di Acquisto, Ordini aperti.
- Negoziazioni competitive
7 - INDICATORI CHIAVE DI PERFORMANCE (ICP)
Gli Indicatori Chiave di Performance (ICP) misurano il grado di realizzazione degli OBIETTIVI.
- rispetto dei tempi di consegna contrattuali
- indice di Qualità dei fornitori qualificati / anno precedente
- n° audit a fornitori chiave / anno precedente
8 - ESEMPI DI OBIETTIVI
- Addestramento, Formazione del Personale del Procurement
- Vendor List di Fornitori qualificati
- Audit a Fornitori
- Procedure dedicate al Procurement
9 - MAKE OR BUY?
La conoscenza e la corretta applicazione dell’Approccio Make o Buy costituisce una fondamentale scelta strategica
Vediamo le caratteristiche e le principali differenze.
Approccio “Make": l’Impresa gestisce direttamente tutti gli aspetti della realizzazione del Progetto.
Approccio “Buy”: l’Impresa incarica un’Impresa esterna per la realizzazione del Progetto Un contratto definisce i dettagli del Progetto, inclusa ad esempio la pianificazione dei lavori con verifiche dell'avanzamento a date prefissate.
Ogni Approccio presenta Vantaggi e Svantaggi e la scelta tra i due Approcci sarà basata su una decisone strategica di tipo tecnico, economico, finanziario.
La seguente tabella evidenzia alcune possibili applicazioni dell’Approccio Make o Buy alla realizzazione di un Progetto.
matrice make or buy
Progetto A: rappresenta l'Approccio MAKE
Progetti B, C: rappresentano soluzioni intermedie dei 2 Approcci MAKE + BUY.
Per motivi economici o per ridurre i tempi di realizzazione o altro, è molto comune adottare soluzioni intermedie tra i due Approcci.
Progetto D: rappresenta l'Approccio BUY + l'Approccio MAKE relativo al Know How del Progetto, di proprietà dell'Impresa, che per nessun motivo deve uscire dall'Impresa.
10 - IL PDCA DEL PIANO OPERATIVO DEL PROCUREMENT
pdca procurement
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io sulla terrazza
Il FLOW SHEET o PDCA evidenzia la sequenza delle attività del Piano Operativo dalla OPPORTUNITA' fino alla conclusione del Piano d'Azione o del Progetto.
Tieni presente che il PIANO OPERATIVO (Pagina. 8 § 3) è un Modello Unico ripetitivo per tutte le Prospettive.
Qualche consiglio per migliorarlo?
Inviami una mail indicando un cellulare o un n° di telefono. Grazie.
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